重大赛事活动档案的收集和管理

重大赛事档案是重大体育活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录，重大赛事活动档案的及时收集、安全保管与有效利用，对于丰富档案信息资源，真实记载体育比赛历史，维护重大赛事真实面貌，研究体育历史等都具有重大作用。因此，加强重大赛事活动档案的收集和管理是各级档案部门义不容辞的责任和义务。现就重大体育赛事档案的收集和管理谈几点粗浅看法：

      一、重大赛事活动档案资料形成的特点

虽然重大赛事活动各具特色，形成的档案资料内容也是各不相同，但其形成特点具有一定的普遍性。

（一）重大赛事活动一般都包括策划、筹备、举办、总结四个阶段，各个阶段形成的资料共同构成重大赛事活动的全部档案。①策划阶段：即重大赛事活动筹备之前方案的构思，也可以说是设计阶段，它形成重大赛事活动起源性档案。一般包括可行性研究，建议、调研报告，初步方案等。②筹备阶段。即重大赛事活动准备阶段，包括对总体方案修改、补充、完善，各分项活动方案的推敲设计，组织分工，时间安排等。这是大量文件材料集中形成的阶段，主要文件材料有：活动筹备工作的专题会议记录、纪要；上级和主管重大赛事活动领导的重要发言材料；有关重大赛事活动的请示、批复、往来文书、合同、协议等；重大活动总体方案、活动部署、组织分工、时间安排等文件；各分项活动方案部署、计划、时间安排、组织分工文件；体育场馆的票证、媒体宣传形成的报刊，照片、录像、电子文件，宣传材料等。③举办阶段。重大赛事组织实施阶段形成富有成果性、宣传性的档案材料，反映重大赛事活动的结果，成果及经济和社会效益。④总结阶段。活动结束后对重大赛事的总结和成果统计，形成重大赛事经验性总结材料和各种统计报表。

（二）档案资料相对分散的特点。一般重大赛事都设立组委会，下设办公室，并由若干部门分工负责活动的组织工作，这些部门办公地点不集中，人员流动频繁，容易造成档案资料分散，工作人员经常随身携带文件资料到有关单位协调工作或与客商谈判，许多文件一时难以集中。

二、常山在重大赛事活动中存在的问题

（一）、档案部门不是组委会成员单位。2006年，常山体育局承办了全国“甲A”乒乓球联赛，并被全国乒乓球赛事中心评为优秀赛区。但是县政府成立了全国“甲A”乒乓球赛事组委会时，在成员单位中没有县档案局，后在县体育局的要求下，县政府才把档案局增列为成员单位，使得档案局提前介入到筹备工作中，也才有了一套完美的常山全国“甲A”乒乓球联赛档案。

（二）、重大赛事活动资料落入个人手中。在全国“甲A”乒乓球赛事活动材料的整理，归档过程中，笔者发现各个成员单位的相关材料都在成员个人手中，由于缺乏档案意识，他们往往不能主动提供，造成相关材料难以及时收集。

三、重大活动档案的收集和管理应做好以下几点

重大赛事活动往往成立临时机构（组委会），参与活动人员大多由各相关单位临时抽调，活动结束人员解散，机构自行取消。人员和机构没有稳定性，这给重大赛事活动档案的收集带来了一定的困难，因此，在档案资料收集和管理上要针对赛事特点采取科学方法和措施开展工作。

1、要提前介入：重大赛事活动档案资料的收集要改变过去活动结束后才着手进行收集的传统做法，领导机关或业务部门一旦作出举办重大赛事活动决定，档案部门应马上针对重大赛事的特点，提前介入，及时提出重大赛事档案的收集范围，归档制度等，活动组委会要把文件材料收集作为重大赛事的组成部分，并把档案部门列入组委会成员单位，把档案列入重大赛事的重要内容，纳入有关领导和相关人员的工作职责，这样才能确保档案收集的完整。

   2、重大赛事活动资料管理要实行专人负责制。一项重大赛事活动千头万绪，资料繁多，必须实行专人负责制，在多方协作的重大赛事活动过程中，专业性强的资料往往在形成过程中会落在个人手中，这就要求有专人管理，把有用的材料从个人手上收集过来，确保档案资料收集的全面完整。相反，如果等活动结束后再收集，时过境迁，材料就有遗失的可能。

   3、档案部门应派专人指导档案资料的收集，整理和归档工作。“甲A”赛事活动中，县档案局派业务科长前往指导，并对归档质量进行超前控制，从材料的形成之时抓起，对材料的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促，指导和检查。如果工作不做在前面，到了接收归档时，才出现文件材料不符合质量要求，该收集的文件没有收集，或收集的文件不准确、不规范，那时为时已晚，甚至可能无法弥补。

   4、声像档案的收集、整理不可忽视。常山“甲A”赛事活动，我们不仅做好了纸质材料的收集、整理工作，还做好声像档案的收集、整理工作。并对收集的照片一式两套进行处理，一套纸质照片，另一套是用于刻录成光盘的数码照片。

   5、及时将重大赛事活动档案移交进馆。根据《浙江省重大活动管理办法》规定，常山“甲A”赛事活动档案在二个月内就移交县档案局，我们县体育局只保留了该赛事活动档案的副本（复制件），确保了重大活动档案的及时移交